Liberar espacio en SharePoint Online — Gestión de Microsoft 365 para empresas en Barcelona

Llega un mes en que la factura de Microsoft sube sin que nadie haya contratado nada. Alguien mira, y resulta que la empresa se ha pasado del almacenamiento de SharePoint Online y está pagando espacio adicional desde hace tres meses.

Y nadie ha subido nada. Esa es la parte que descoloca: el equipo no ha hecho nada distinto. El almacenamiento se llenó solo.

Por qué se llena sin que nadie suba nada

Hay tres cosas que comen espacio en SharePoint y ninguna es «los archivos».

El historial de versiones

Cada vez que alguien guarda un archivo, SharePoint no lo sobrescribe: guarda una copia nueva y conserva la anterior. Eso es lo que permite recuperar la versión de ayer, y es exactamente lo que quieres que haga.

El problema es que cada versión ocupa casi como el archivo original, y las versiones no se borran solas. Un Excel de 40 MB que se ha guardado de verdad doscientas veces a lo largo de un año no ocupa 40 MB: ocupa bastante más de lo que ocupa un disco entero. En bibliotecas grandes, el historial de versiones supera con frecuencia al tamaño del contenido real.

La papelera

Cuando alguien borra un archivo, no desaparece. Va a la papelera de la biblioteca, y de ahí a la de todo el sitio, y ahí sigue ocupando espacio hasta que caduque. En sitios donde la gente trabaja rápido y borra mucho, la papelera acumula años de archivos «borrados» que siguen ocupando.

Los duplicados

Copias de la misma carpeta hechas «por si acaso», un sitio por proyecto donde se copiaron los archivos de otro proyecto, la carpeta personal de cada uno con el mismo informe. Nadie los cuenta y en conjunto pesan.

Cómo se averigua dónde se ha ido

Antes de tocar nada, saber dónde está. Por orden:

1. Qué sitios consumen más. El almacenamiento se ve por sitio, y siempre hay cuatro o cinco que se llevan la mayor parte. No hace falta revisar los doscientos.
2. De ese consumo, cuánto es contenido y cuánto es historial. Es la distinción que decide dónde está el trabajo.
3. Tamaño de las papeleras de los sitios grandes.
4. Bibliotecas con muchísimas versiones por archivo. Casi siempre hay dos o tres donde se guarda de forma automática cada pocos minutos, y ahí el historial es brutal.

El caso

Un entorno de más de 300 usuarios llevaba meses pagando varios miles de euros al mes por superar el límite de SharePoint Online. Nada roto, nadie quejándose, simplemente una línea en la factura que se había asumido como el precio de trabajar así.

Se hizo un script que revisó el historial de versiones y los duplicados de los sitios con más consumo, y liberó más de 10 TB.

Lo importante no es el script. Es que en ese caso, como en casi todos, el 80 % del espacio estaba concentrado en muy pocos sitios, y la mayor parte era historial de versiones de archivos que nadie iba a recuperar. Nunca hizo falta borrar nada que estuviera en uso.

Cómo se libera sin romper nada

Aquí conviene ir con cuidado, porque hay cosas reversibles y cosas que no lo son.

Reversible y sin riesgo: poner límite al historial de versiones. Se puede configurar cuántas versiones conserva cada biblioteca. Bajar de quinientas a cincuenta no afecta a nadie en su trabajo del día a día, y el espacio que libera es inmediato. Es lo primero que haría siempre.

Reversible con criterio: recortar el historial ya existente. Eliminar las versiones más antiguas de archivos que no se han tocado en dos años. Aquí conviene acordar antes cuánto historial se quiere conservar, porque alguien puede necesitar una versión de hace tres años, y ese alguien suele aparecer el día después de que la borres.

Poco reversible: vaciar papeleras. Las papeleras se vacían y lo que había dentro no vuelve. Va después de haber avisado y con una fecha decidida de antemano.

Necesita cabeza: eliminar duplicados. Un script que compara y borra requiere revisar los resultados antes de aplicarlos. Un duplicado para el script y una versión buena para el usuario son la misma cosa.

El orden que yo seguiría

1. Medir y tener el mapa de dónde está el espacio. Sin esto se trabaja a ciegas.
2. Poner el límite de versiones en toda la organización. Libera espacio sin decidir nada irreversible.
3. Recortar el historial antiguo en los sitios grandes, con un criterio acordado.
4. Avisar y vaciar papeleras. Con fecha.
5. Revisar duplicados y aplicar con los resultados delante.
6. Revisar la configuración por defecto para que no vuelva a pasar: límite de versiones razonable y retención de papelera definida.

En la mayoría de entornos, con los pasos 1 y 2 ya baja la factura. Los demás son para recuperar espacio de verdad.

Lo que no hay que hacer

Contratar más espacio. Es lo que se hace por defecto, y a veces es lo correcto. Pero si el espacio se está llenando de historial de versiones y de duplicados, contratar más es pagar por guardar mejor la misma basura. Un mes después, otra vez.

Borrar cosas a mano sin medir. Se acaba borrando lo que es fácil de encontrar, que casi nunca es lo que ocupa.

Vaciar papeleras el primer día. Antes hay que saber qué hay dentro. Una papelera grande suele significar que alguien borró un proyecto entero «por limpiar».

Quién lo lleva

Esto no es urgente hasta que llega la factura, y por eso casi nunca se hace. Entra dentro del servicio de gestión de Microsoft 365.

Si quieres el número antes de decidir, la revisión se hace con permisos de solo lectura: cuánto espacio hay ocupado, cuánto de eso es historial, qué sitios concentran el consumo y cuánto se liberaría sin tocar un solo archivo en uso.

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