Migrar el correo de Google a Microsoft 365 — Gestión de Microsoft 365 para empresas en Barcelona

Cambiar de correo da menos miedo de lo que parece y más trabajo del que se calcula. La decisión se toma en una reunión. Lo que se atraganta es la semana del cambio, y casi todo lo que se atraganta no es el correo.

El correo en sí es la parte resuelta: hay herramientas que copian buzones de un lado a otro, y llevan años funcionando. El problema es todo lo que se ha ido pegando alrededor del correo durante los últimos años: calendarios compartidos con gente de fuera, listas de distribución, firmas con imágenes alojadas, móviles configurados, aplicaciones que entran con la cuenta de Google, y una carpeta compartida que resulta que es donde vive el departamento de compras.

Qué se migra además de los buzones

Un buzón es la parte fácil. Lo que hay que inventariar antes de tocar nada es lo de abajo, y cada punto se resuelve distinto:

• Correo y carpetas, con su historial. Es lo que copian las herramientas, y funciona bien.
• Calendarios. Los personales van solos. Los compartidos hay que rehacerlos, y los que están compartidos con gente de fuera de la empresa hay que volver a invitar uno por uno, porque el permiso no viaja.
• Contactos y listas de distribución. Los contactos salen. Las listas hay que recrearlas, y algunas no son listas: en Google hay grupos que además son buzones y en Microsoft hay buzones que además son listas. No son la misma cosa, aunque se llamen parecido.
• Archivos. El correo se copia bien; los archivos compartidos, no tanto. Los permisos de una carpeta no significan lo mismo en los dos sitios, y una carpeta con mucho uso acumula excepciones que hay que revisar a mano.
• Direcciones alternativas y las direcciones que se usan para escribir en nombre de otra persona. Si no se preparan antes, el primer día hay gente escribiendo desde una dirección que nadie reconoce.
• Firmas, avisos de ausencia y reglas de filtrado. Es lo que siempre se olvida y lo que genera más llamadas en las primeras 48 horas.
• Los móviles. Los teléfonos no se migran: se vuelven a configurar. Y eso es una persona por teléfono, con su contraseña y su doble factor delante.
• Las aplicaciones que entran con la cuenta. Hay que sacar la lista antes de tocar nada, porque el día que cambia la cuenta dejan de funcionar y no siempre avisan.

Las tres formas de hacerlo, y cuándo sirve cada una

Todo de golpe

Un día se cambia y al siguiente todo el mundo está en el otro lado. Se planifica mucho y se ejecuta rápido. Es lo más limpio cuando la empresa es pequeña, cuando el correo se usa poco más que para escribir, o cuando hay una fecha que no se puede mover: el fin de semana de una mudanza, o el día en que se acaba un contrato con el proveedor anterior.

Su riesgo es que no hay marcha atrás cómoda. Si algo no se ha inventariado, se descubre con todo el mundo trabajando.

Conviviendo un tiempo

Los dos sistemas funcionan a la vez y la gente se va pasando por grupos. Es lo más seguro y lo más caro: hay dos entornos que mantener, dos sitios donde buscar, y decisiones que hay que tomar dos veces. Se justifica cuando la empresa es grande, cuando el correo es crítico —facturación, obra pública, atención con plazos— o cuando hay gente que no puede parar ni media mañana.

Por fases

Se empieza por un departamento que aguanta bien el cambio, se aprende con él y se sigue con el resto. Es el punto medio y suele ser el que mejor encaja: el primer grupo paga el precio de los descubrimientos, y para cuando le toca al resto el procedimiento ya está escrito.

El día del cambio: lo que casi nadie planifica

La migración de los buzones es una noche. El cambio de verdad es el que ocurre fuera del buzón, y ahí es donde se decide si el lunes es un lunes o es un incendio.

1. El TTL del dominio. Es el tiempo que los servidores del mundo tienen apuntado a dónde va tu correo. Se baja días antes, no la noche del cambio. Si no se baja, el correo sigue llegando al sitio viejo durante horas y no hay manera de acelerarlo.
2. Lo que llega durante el trasiego. Mientras el cambio se propaga por internet, entran mensajes al buzón viejo. Hay que decidir antes qué se hace con ellos, y la respuesta no es la misma si se trata de un pedido que si se trata de un boletín.
3. Los que escriben desde fuera. Un cliente tiene tu dirección guardada, y va a seguir escribiendo ahí. El dominio tiene que seguir recibiendo durante meses, y eso hay que dejarlo montado, no improvisarlo.
4. Los móviles y el doble factor. Cada teléfono hay que volver a configurarlo, y cada persona tiene que volver a dar de alta su segundo factor. Es la parte que más tiempo consume y la que peor se planifica, porque no la hace nadie de sistemas: la hace cada uno en su casa o en su coche.
5. El primer correo que se manda. Aquí se descubre si las direcciones alternativas están bien puestas. Si no lo están, media empresa escribirá desde una dirección nueva y el destinatario la verá como desconocida.
6. La vuelta del lunes. Antes de empezar la semana, alguien tiene que comprobar tres cosas: que entra correo de fuera, que sale correo a fuera, y que el calendario sigue ahí. Las tres se comprueban en cinco minutos y las tres se dan por hechas.

Lo que se pierde si no se mira antes

Esto no es una lista de sustos: es la lista de cosas que se quedan por el camino cuando la migración se plantea solo como «copiar los buzones». Cada línea se resuelve, pero hay que saber que existe antes de empezar:

• Los permisos de las carpetas compartidas. No significan lo mismo en los dos sitios, y lo que hoy es un acceso heredado puede acabar siendo un acceso de más o un acceso de menos.
• Los documentos que solo existen en el formato del proveedor anterior. Se pueden convertir, y la conversión hay que mirarla, no darla por buena.
• Los días de fiesta y los calendarios de equipo, que suelen estar montados como un calendario compartido y no como parte del buzón.
• Las reglas del servidor que reenvían o clasifican correo. Si no se copian, el día del cambio dejan de hacer su trabajo en silencio.
• El archivo histórico, si lo hay por obligación: hay entornos en los que una copia del correo tiene que conservarse con sus reglas propias, y eso se decide con quien responde de esa obligación, no con quien copia los buzones.

Y al revés: de Microsoft 365 a Google

El plan es el mismo espejado, y el trabajo es el mismo: inventario, calendario, direcciones, móviles y archivos. Cambian dos cosas y conviene saberlas.

La primera es que no todo tiene equivalente exacto en el otro lado. Hay funciones de administración y cumplimiento que existen en un sitio con otro nombre, y hay cosas que simplemente no existen. Cuando el destino no tiene lo que había, la decisión no es técnica: es qué se hace con esa necesidad.

La segunda es que la dirección en la que se migra no se elige por gusto de sistemas. Se elige por lo que necesita la empresa, y en la mitad de los casos que he visto la conversación empezaba con «queremos cambiar» y terminaba en «lo que queríamos era ordenar lo que ya teníamos».

Cómo se encaja esto en un servicio

Una migración de correo es un proyecto: tiene principio, tiene final y tiene una fecha. Por eso va presupuestada aparte y no dentro de la cuota mensual, junto con el resto de proyectos y migraciones. Lo que sí entra en el servicio gestionado es que las dos partes estén bien montadas cuando el proyecto acaba: las direcciones, las reglas, los permisos y las licencias de la plataforma donde te has quedado, con su revisión periódica y su aviso antes de cada renovación.

Y una cosa sobre los plazos que conviene decir antes de pedir precio: el calendario se cierra después de mirar el entorno, no antes. No es lo mismo mover treinta buzones que no comparten nada que mover treinta buzones con cuatro carpetas de departamento, tres listas que además son buzones y cuarenta móviles repartidos por toda España. La parte de copiar es igual en los dos casos. La parte de no romper nada es donde está el trabajo.

Si estás en medio de esta decisión, lo primero que hace falta no es un precio: es la lista de lo que hoy tiene tu correo. Con eso se ve el plan y con el plan se ve el calendario.

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