Licencias de empleados de baja — Gestión de Microsoft 365 para empresas en Barcelona

Cuando alguien deja la empresa, recursos humanos hace su parte: la baja, la liquidación, el finiquito. Y en algún momento alguien de IT desactiva la cuenta. Trabajo hecho.

Salvo por una cosa. Desactivar el acceso y cancelar la licencia son dos trámites distintos. El primero se hace el primer día, porque es el que da miedo. El segundo se olvida casi siempre, porque no pasa nada visible cuando no se hace.

Una cuenta desactivada con la licencia puesta sigue generando factura. Todos los meses. Y sigue así hasta que alguien se sienta a mirarlo, que suele ser el día que llega el presupuesto de renovación y sorprende a dirección.

Cómo se sabe cuánto estás pagando por esto

La cuenta es sencilla, y la puede hacer cualquiera con permiso de administrador:

1. Lista de usuarios desactivados en el centro de administración de Microsoft 365.
2. Cuáles de ellos tienen licencia asignada. Aquí está el problema: no basta con mirar si el usuario está activo, hay que mirar si el producto sigue asignado.
3. Multiplica esas licencias por lo que pagas por cada una y por doce.

Con eso tienes el número. En bastantes entornos con años de rotación encima, ese número sorprende a quien lo ve por primera vez.

Y hay una segunda cola que casi nadie cuenta: las licencias añadidas que van sobre la principal. Un usuario puede tener la licencia base y además una de telefonía, o de seguridad, o de Power BI. Al desactivar la cuenta se retira la principal si alguien se acuerda, y las añadidas se quedan. Son de importe más bajo individualmente y por eso son las que menos se revisan.

Por qué se olvida siempre

No es dejadez. Es que el sistema está construido para que se olvide:

• Desactivar la cuenta no libera la licencia. Son dos operaciones independientes en el mismo panel, y la primera no arrastra la segunda.
• Al desactivar, la cuenta desaparece de la vista habitual. Lo que ya no ves, no lo revisas.
• La licencia no da ningún síntoma. No hay un error, no hay un aviso, no hay nada roto. Solo una línea más en la factura.
• El buzón de la persona suele quedar unos meses a propósito, para no perder correo. Y en esos meses, con el buzón vivo, es fácil que quien lo revisa dé por hecho que la cuenta sigue en uso y no toque nada.

Qué más se queda vivo

Mientras la cuenta esté ahí con licencia, además de la factura hay otras cosas:

• El buzón, si se decidió conservarlo. Es lo correcto durante un tiempo, pero necesita una fecha de caducidad escrita en algún sitio.
• El OneDrive de la persona, que suele tener más de lo que nadie espera.
• Su pertenencia a grupos, que puede dar acceso a sitios y documentos.
• Las aplicaciones de terceros a las que dio permiso con su cuenta.

Retirar la licencia no lo apaga todo. Cerrar la cuenta, sí. Por eso el orden importa, y lo cuento en la página hermana, la de la cuenta del empleado que se marcha.

La forma de que no vuelva a pasar

Revisar esto una vez arregla el problema de hoy. Lo que evita el de dentro de un año es meterlo en el procedimiento de bajas:

1. Una única persona responsable de cerrar cada baja, con nombre y apellidos. Cuando la responsabilidad es «de IT», no es de nadie.
2. Una lista con los pasos en orden, no un documento de política. Cuatro líneas: cuenta desactivada, licencia liberada, buzón con fecha, accesos revisados.
3. Una revisión al mes. Media hora. Usuarios desactivados con licencia asignada. Es más barato que la reunión en la que se descubre el importe.
4. La baja se cierra con la reserva de la licencia, no con la desactivación de la cuenta.

Quién lo lleva

Esto entra dentro del servicio de gestión de Microsoft 365: revisión de licencias y aviso antes de cada renovación. Es una de las tareas que hago todos los meses, y es de las que más rápido se paga sola, porque lo que se libera se descuenta de la factura siguiente.

Si quieres el número antes de decidir nada, la auditoría de licencias se hace con permisos de solo lectura y te da la cifra concreta: cuántas licencias hay asignadas a cuentas desactivadas, de qué producto, y cuánto suman al año.

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